Digitale samenwerking is niet wat je nu denkt dat het is

Digitale samenwerking is niet wat je nu denkt dat het is

Langzaam maar zeker groeien we naar twee dimensies die elkaar versterken. We werken offline, en steeds vaker doen we dat online. Zoals gezegd versterken ze elkaar, wat niet betekent dat ze hetzelfde zijn. De voordelen van offline wegen niet op tegen die van online, en omgekeerd. Wanneer we het over online samenwerken hebben, zijn er twee fundamentele dimensies die anders zijn: tijd en ruimte.

De impact van tijd en ruimte in online samenwerking

Het klinkt al bijna zo wetenschappelijk dat je nu al af zou kunnen haken, maar het gaat om twee simpele veranderingen met grote gevolgen. We kunnen werken wanneer we willen vanaf welke plek dan ook. Als er maar wifi is.

Samenwerken online: meer dan alleen vergaderen

Tot hier is alles helder toch? Maar er komt nog iets dat nog veel meer impact gaat krijgen op onze bedrijven. We kunnen samenwerken online. Nu zie ik je enigszins verbaasd kijken en afvragen of je verder wilt lezen. De kans is groot dat je nu denkt: Dat doen we toch al lang?

Dat doen we zeker al lang, maar online werken op dezelfde manier als offline is een gemiste kans. De digitale dimensie levert enorme voordelen wanneer ze op de juiste manier worden benut. Laat ik het anders zeggen: digitale samenwerking is niet de hele dag online meetings bijwonen om vervolgens elkaar mailtjes te sturen over wat we in die meetings hebben besproken.

De voorwaarden voor succesvolle digitale samenwerking

Zoals eerder gezegd, zijn tijd en locatie twee nieuwe dimensies met enorme voordelen. Maar omschakelen gaat niet vanzelf. Om slimmer digitaal samen te werken, moet je werken aan de mindset van je mensen, moet je sommige processen anders gaan inrichten en moet je de juiste technologie kiezen. In deze volgorde. En niet omgekeerd.

Digitale samenwerking werkt alleen wanneer deze voorwaarden er zijn. Dan pas kunnen we ervoor zorgen dat we op de juiste manier met elkaar online verbinden, want verbinding is vitaal voor digitale samenwerking.

Een case: succesvolle online onboarding

In mijn boek ‘Waar is je online kantoor?’ schrijf ik hier uitgebreid over, maar laat ik een case te belichten om uit te leggen welke voordelen je kan verwachten. Deze heb ik ook al eerder in Local Minds benoemd.

👉 Stel dat je een multinational bent en elk jaar wil je ongeveer 300 nieuwe medewerkers online onboarden in je bedrijf. Deze medewerkers werken uit 15 verschillende locaties en hebben bijna nooit de kans om elkaar te ontmoeten. Ga je dit oplossen door Teams-vergaderingen te plannen en mailtjes sturen als naslagwerk? Je kunt het proberen maar ik denk dat je het niet gaat halen. Het bewijs heb ik uit de praktijk.

De kracht van een online community in onboarding

Die aanpak heeft ervoor gezorgd dat het onboarding programma toen op sterven na dood lag. Met een nieuwe aanpak, die gebaseerd is op digitale samenwerking, hebben we in twee jaar het project omgebogen tot een van de sterkste referentiepunten voor het bedrijf. Dit bedrijf kent 50.000 man personeel en de 300 gekozen newbies behoren tot een van de divisies van het bedrijf. De gedachte is om het nu voor meerdere divisies te gaan doen.

Het hele onboarding proces hebben we ontworpen op de fundamenten van digitale samenwerking die ik in mijn boek beschrijf. We hebben ervoor gezorgd dat er een online kantoor ontstond (een online community) waar mensen elkaar tegenkomen, verbinding maken, van elkaar leren en waar ze leiding krijgen van ervaren community managers. In zeven maanden hebben we de nieuwe medewerkers versterkt om hun nieuwe uitdagingen aan te gaan. Wat een feest.

Mensen zijn de sleutel, niet de software

Uit het boek:

Om dit nog helderder te maken is het belangrijk te beseffen dat het niet de software maar de mensen zijn die nieuwe werknemers aan boord krijgen. Dus werkten we met een speciaal team in de onboarding community. In een tijdsboog van zeven maanden was het voor de deelnemers mogelijk anderen te ontmoeten, leerprogramma’s te volgen en de bedrijfscultuur beter te leren kennen. Ze konden zich inschrijven voor online cursussen om hun vaardigheden te versterken en deelnemen aan online evenementen om zich voor te bereiden op hun nieuwe carrière. Ons team van human resource- en communityspecialisten werkte op afstand, aangezien het ene project bestemd was voor medewerkers verspreid over vijftien locaties.

Het belang van verbinding in digitale samenwerking

Uit de ervaringen van de vorige jaren bleek dus dat er weinig commitment was van de kandidaten. Ze kregen het gevoel dat ze in een black box terecht waren gekomen, waar niemand contact had met elkaar. Ze konden zeker makkelijk bij al het lesmateriaal dat keurig in een online repository was geplaatst, maar velen hadden de energie en het plezier niet om het lesmateriaal zelfstandig op te pakken. Laat staan om hun ervaringen te delen met hun collega’s.

Het gebrek aan verbinding is dus de sleutel. Wanneer die er niet is, dan kun je het schudden.

Een community bouwen: de basis voor verbinding

Om mensen mee te krijgen in een online proces, of het een onboarding is, of een project, of het ontwikkelen van een nieuw product, moet er een online ruimte zijn waar we die verbinding voelen. In ons geval hebben we een onboarding community gebouwd waar alle onderdelen van het proces in zijn opgenomen. Zie deze community als een LinkedIn-omgeving maar speciaal gemaakt voor de onboarding. Dat is het online kantoor.

Het belang van een fysieke kick-off

Vervolgens hebben we een fysieke kick-off meeting georganiseerd. Alle 300 mensen op dezelfde plek op hetzelfde moment. Dit moment is essentieel voor het werken aan vertrouwen. Een online project werkt veel beter wanneer bij de start mensen elkaar kunnen ontmoeten.

Het online programma

Na die meeting is het online programma gestart dat zich helemaal heeft afgespeeld in de community. Alle collega’s zijn daar ontvangen door drie community managers die gedurende zeven maanden hebben meegenomen in een programmering die zich in de community afspeelde.

Nu het project is afgesloten en we genoeg feedback hebben gekregen, kunnen we ons voorbereiden op het volgende jaar.

Digitale samenwerking inzetten voor andere uitdagingen

Dit is een voorbeeld van hoe digitale samenwerking, dat iets weg heeft van een systeemverandering, makkelijk ingezet kan worden om een specifiek probleem op te lossen. In dit geval de onboarding van nieuwe collega’s. Maar dit kan ook voor andere uitdagingen. Denk aan het leiden van een project op afstand, of het ontwikkelen van een nieuw product, of het delen van specifieke kennis over de hele breedte van de organisatie.

Een challenge voor nieuwe medewerkers

In de zeven maanden onboarding, hebben 20 groepen van 15 man ook moeten werken aan een challenge, waar ze een idee moesten ontwikkelen, een abstract van het idee formuleren, een pitch maken in PowerPoint en een filmpje van een minuut produceren. Dit hebben ze allemaal gedaan, en op afstand. Hun werkplek was de onboarding community.

Digitale samenwerking: ambassadeurs voor de toekomst

Wat ik hiermee wil zeggen, is dat deze nieuwe collega’s nu de ambassadeurs zijn van een nieuwe vorm van digitale samenwerking die breder in de organisatie nog niet wordt gedragen. Zij zijn nu de personen die in hun team aangeven dat het anders kan. Simpelweg omdat ze het ervaren hebben!

De uitdaging van hybride werken

Elk middelgroot bedrijf, zeker wanneer het meerdere vestigingen heeft, kent deze uitdaging. Elke nieuwe medewerker, zeker de jongere generaties, ziet hybride werken als een van de voorwaarden om te willen werken. Niet alleen omdat ze zelf hun tijd beter kunnen indelen, maar omdat ze ook uit hun persoonlijk leven zien dat soms digitale samenwerking veel slimmer is. Dit blijkt ook uit een onderzoek van Michael Page.

Een leerproces dat nog doorgaat

Maar we zijn er nog niet. Het fenomeen is nieuw en we moeten nog veel leren. Het belangrijke is om vooral het fenomeen te herkennen en te erkennen. Dat is ook de eerste stap die ik bij bedrijven doe. Het geven van een Keynote aan de board (of breeder), om ervoor te zorgen dat het top-down draagvlak krijgt. De groei komt vervolgens bottom-up. En voor elk bedrijf is die groei verschillend.

De rol van de community manager

En dan nog een kleine verdieping over de community manager. De sleutelfiguur voor een community en voor digitale samenwerking. Deze persoon zorgt voor de olie in de machine. Is degene die verantwoordelijk is voor verbinding. De persoon die anderen helpt om problemen op te lossen en om antwoorden te geven. Hij of zij is expert in het laten ontstaan van energie en het overzicht te houden. Een goede community manager is ook degene die met alle data van de community weet wie achterblijft, wie inspireert, wie een zetje nodig heeft en wie extra aandacht moet krijgen door een opmerkelijke bijdrage.

Digital Leadership

De laatste tijd horen we ook steeds de term Digital Leadership vallen (Engels lijkt altijd meer impact te hebben). Mijn ervaring zegt dat de eigenschappen van een goede community manager enorm in de buurt komen van die van een digital leader. Weer een reden om je bestaande ‘leaders’ mee te nemen in deze nieuwe dimensie.

Lezingen

Het boek is de basis geweest voor het ontwikkelen van een drietal lezingen. De eerste gaat over het boek zelf, hoe we digitale samenwerking beter kunnen begrijpen en slimmer inrichten. De tweede over online onboarding. Daarin wordt de case belicht die ook in het boek is beschreven, oftewel het online onboarden van 300 medewerkers in 7 maanden. De derde gaat over hoe Artificial Intelligence slimmer wordt gevoed door het inzetten van een bedrijfscommunity.

Al met al lezingen die aansluiten op de strategische beslissingen die een bedrijf moet nemen om deze digitale transformatie slimmer aan te kunnen.
De lezingen zijn via deze pagina te boeken.